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Efficacité au travail: Comment gérer ses tâches pour mieux s’organiser ?

Quand on est chef d’entreprise, ou manager au sens large, les journées nous paraissent souvent trop courtes pour que l’on puisse y caser tout ce qu’on aurait à faire (…si on voulait « bien faire »).

Souvent je suis consultée par les cadres pour les aider à régler un problème d’organisation afin de travailler mieux. Parce que mieux s’organiser, c’est être plus efficient et/ou efficace. Etre plus efficace, c’est être plus performant. Et c’est ce qu’on vous demande. Donc vous êtes à la recherche des bons outils, des bonnes méthodes pour mieux vous organiser, normal.

Mais lisez cet article jusqu’au bout et demandez-vous si votre problème d’organisation ne serait pas plutôt l’arbre qui cacherait la forêt…soit le symptôme d’un besoin d’enquêter plus largement et plus profondément sur votre…rapport au travail (oui, carrément).

Outils pour mieux s’organiser : l’embarras du choix

Il existe aujourd’hui des tonnes d’applications web ou mobile, des calendriers et autres To do lists virtuelles que vous pourriez utiliser en support pour apprendre à mieux prioriser ou vous organiser. Il y a aussi les bonnes vieilles méthodes militaires, comme la matrice d’Eisenhower, toujours utilisée par les coachs. Oui oui, le Eisenhower auquel vous pensez :  le 34ème président des Etats-Unis, qui fût avant cela un grand stratège militaire.

La matrice d’Eisenhower pour prioriser ses tâches

Le principe est simple. On établit la liste des tâches à effectuer, puis on les classe en fonction de 2 critères :

  • Leur urgence (celles qui doivent être réalisées rapidement)
  • Leur importance (celles qui doivent être réalisées, sans quoi l’entreprise est en danger)

Sachant qu’une tâche peut être classée dans l’une, l’autre, les deux, ou aucune des deux catégories. On obtient donc cet outil :

matrice d'eisenhower

 

Vous l’aurez compris, en fonction de la case où l’on range la tâche, on devinera plus aisément quoi en faire, et quand le faire :

  • Si elle est urgente ET importante, sa réalisation est prioritaire, on s’y met.
  • Si elle est importante mais certes non urgente, on devra simplement en planifier sa réalisation sur une plage dédiée (avant que le temps ne la fasse petit à petit passer dans la partie rouge de la matrice !)
  • Si elle est urgente mais pas forcément importante, on peut par exemple en confier sa réalisation à un collaborateur que l’on aurait envie de responsabiliser, et en profiter ainsi pour réaliser un acte managérial intelligent
  • Si elle n’est NI urgente NI importante, la question à se poser est : dois-je l’abandonner ou pas ?

L’utilisation de la matrice d’Eisenhower en coaching

L’exercice a l’air simple, et en réalité il est parfois peu aisé d’utiliser cette matrice seul (ou tout autre outil d’aide à l’organisation, d’ailleurs). En principe, je propose l’utilisation de cet outil à mes clients en guise d’exercice inter-séance. Puis nous débriefons son utilisation à la séance suivante. Les difficultés que les coachés rencontrent en l’utilisant seuls sont souvent les mêmes :

  • « Impossible de classer mes tâches, car elles sont TOUTES importantes ET urgentes »
  • « J’ai classé mes tâches, mais je ne sais toujours pas par laquelle commencer »
  • « J’ai classé mes tâches, mais je ne vois pas comment m’en dessaisir pour les déléguer »
  • « J’ai classé mes tâches mais je ressens pas mal de frustration car j’ai l’impression que le travail ainsi sera mal fait »
  • « Je n’ai pas eu le temps de faire l’exercice » ( !)

En tant que coach, je considère par défaut que mon client est compétent sur les « hard skills » telles que la priorisation des tâches (parce que sinon, mon client n’aurait pas le poste qu’il occupe…). Donc mon hypothèse, c’est que le « nœud » à défaire en amont de son problème d’organisation porterait plutôt sur (au choix ou en même temps) :

  • Son rapport à la prise de décision
  • Son rapport à la fonction managériale
  • Sa confiance en soi, et en son statut de dirigeant ou manager et la légitimité qui l’accompagne
  • Sa façon de relationner et son rapport à l’autre dans le travail
  • Son rapport avec les tâches à accomplir, avec sa mission au sens large, voire avec sa Vision de son métier, de son entreprise et du monde…

C’est par un jeu de questionnement, d’exercices et de mises en situation que le coach pourra permettre à son client coaché de faire émerger ses propres solutions et réponses sur ces sujets.

Vous voulez travailler mieux et apprendre à vous organiser ? Vous l’avez vu, un coach professionnel peut vous aider en profondeur. Si c’est urgent et important, contactez-moi au 06 98 65 77 51 pour en savoir plus 😉

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